POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PRONDONT

PRODONT SCIENTIFIC SAS., es una empresa dedicada al diseño, fabricación y comercialización de producto odontológicos y farmacéuticos cosméticos y dispositivos médicos, que en desarrollo de su objeto social es receptora y por ende responsable de datos personales entregados por los trabajadores, clientes y proveedores, razón por la cual manifiestan mediante la presente Política, su compromiso y respeto a la confidencialidad y buen manejo de la información que repose en sus bases de datos o archivos.

1. OBJETIVOS

• Establecer el procedimiento para recolectar, manejar, usar, tratar, almacenar e intercambiar cualquier dato personal que haya recogido PRODONT SCIENTIFIC SAS., en bases de datos o archivos.
• Comunicar a las personas naturales que hayan suministrado datos personales, sus derechos respecto al conocimiento, actualización y rectificación de los mismos.

2. ALCANCE

La presente política es aplicable para la totalidad de los procedimientos internos de PRODONT SCIENTIFIC SAS., donde se capturen datos personales de terceros.

3. MARCO LEGAL

La Política de Tratamiento de Datos Personales se realizó de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

4. DEFINICIONES

De conformidad con el marco legal indicado en el numeral anterior de la presente Política, se establecen las siguientes definiciones que serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, por ejemplo: candidatos en procesos de selección, empleados, clientes potenciales, clientes, proveedores y en general cualquier persona que suministre datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.

5. ESTÁNDARES ESPECÍFICOS

Los estándares que se indican a continuación constituyen las directrices que PRODONT SCIENTIFIC SAS., se comprometen a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

• Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales relacionados.
• Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
• Finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recogidos y almacenados por PRODONT SCIENTIFIC SAS., estarán sometidos y atenderán una finalidad específica.
• Calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: PRODONT SCIENTIFIC SAS garantiza que en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, el derecho del Titular podrá en cualquier momento y sin restricciones, obtener información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Acceso y Uso Restringido: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
• Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por parte de PRODONT SCIENTIFIC SAS., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

6. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PRODONT SCIENTIFIC SAS., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos: PRODONT SCIENTIFIC SAS., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y archivos, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, que permita manifestar u obtener el consentimiento por parte del Titular. La autorización será generada por PRODONT SCIENTIFIC SAS., y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer el uso específico que se les ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

7. COMPROMISOS

PRODONT SCIENTIFIC SAS., se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data,
• Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos legales.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de PRODONT SCIENTIFIC SAS, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. PROCEDIMIENTOS
   • Atención de Consultas

Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información personal que repose en la base de datos de PRODONT SCIENTIFIC SAS.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales PRODONT SCIENTIFIC SAS., garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas deberán ser formuladas por escrito y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

• Atención de Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante PRODONT SCIENTIFIC SAS., canalizándola y remitiéndola a través de la Gerencia de Servicio al Cliente.

El reclamo lo podrá presentar el Titular y deberá contener como mínimo su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

10. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

Está totalmente prohibida la transferencia de datos personales a terceros no autorizados por el Titular de la Información o el uso de la información para fines diferentes al autorizado.

El incumplimiento de lo aquí previsto por parte de los trabajadores de PRODONT SCIENTIFIC SAS., se considerará como una falta grave a las obligaciones contractuales y en consecuencia podrá dar lugar a la terminación de la relación laborales, comerciales con justa causa, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

11. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DATOS

El Titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización y la eliminación de sus datos personales a PRODONT SCIENTIFIC SAS., cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Esta eliminación implica la supresión total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PRODONT SCIENTIFIC SAS.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

1. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad indicado en la presente Política, PRODONT SCIENTIFIC SAS., adoptarán las medidas de seguridad que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y las medidas técnicas, de su recurso humano y áreas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13. DISPOSICIONES FINALES

PRODONT SCIENTIFIC SAS., se compromete a dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, quienes podrán dirigirlas por correo electrónico a la siguiente dirección atencioncliente@prodont.com o por medio escrito a la dirección Calle 161A No16A-74 de Bogotá.